قبل إرسال عرضك في Word، افحص ما يحمله الملف معه

ابدأ بنسخة تسليم أعددتها عن قصد

توصي Microsoft باستخدام Document Inspector على نسخة من الملف، لأن المعلومات المحذوفة قد لا تكون قابلة للاسترجاع، حتى باستخدام Undo. يستطيع فاحص Word تحديد فئات منها التعليقات والمراجعات المتتبعة وخصائص المستند والنص المخفي. دليل Microsoft لفاحص المستندات.

تخص خطوات الفحص هذه Word على Windows. تقول Microsoft إن Word على Mac لا يتضمن Document Inspector، ويوفر بدلًا منه أدوات يدوية للتحكم في خصائص المستند. ولا يوفر Word للويب سير الفحص نفسه. استخدم تطبيق Windows المكتبي المناسب عندما تحتاج إلى خطوات الفحص هذه. الفروق بين المنصات.

احتفظ بأصل العمل منفصلًا. أعطِ النسخة الصادرة اسمًا لا يلتبس بغيره، مثل Client-Proposal-For-Review.docx، وحدد من يحتاج إليها. فقد يحتاج زميل يعدل المسودة التالية إلى ملاحظات المراجعين، بينما لا يحتاج عميل محتمل غالبًا إلى نقاشكم الداخلي حول الفقرة الافتتاحية. جهّز كل نسخة لقارئها.

• دليل Microsoft لفاحص المستندات
• الفروق بين المنصات

افحص، ثم اتخذ القرارات

في Word على Windows، افتح File → Info → Check for Issues → Inspect Document. اختر الفئات التي تريد فحصها وشغّل Inspect. راجع النتائج قبل استخدام Remove All بجوار أي فئة، ثم استخدم Reinspect عند الحاجة. تشمل الفحوص المتاحة الرؤوس والتذييلات والعلامات المائية، لذا اختر ما تزيله بعناية. دليل Microsoft لفاحص المستندات.

مثلًا، تخيل عرضًا من صفحتين يتضمن سؤالًا من المراجع عن الميزانية، وإشعار سرية معتمدًا في التذييل. يحتاج الاثنان إلى انتباهك، لكن القرار يختلف لكل منهما. احسم سؤال الميزانية مع المسؤول عنه، وأبقِ الإشعار إذا كان ينبغي أن يظهر في نسخة العميل. التنظيف السريع لا يغني عن تحديد ما ينبغي أن يقوله المستند.

• دليل Microsoft لفاحص المستندات

احسم التغييرات المتتبعة قبل التنظيف

راجع كل تغيير مقترح واقبله أو ارفضه عن قصد في النسخة الصادرة. فاختيار No Markup يخفي المراجعات فقط، ولا يزيلها من الملف. احسم التعليقات مع المسؤول المعني قبل حذف النقاش الداخلي. وشغّل الفاحص مجددًا بعد مراجعة المحتوى. مراجعة التغييرات المتتبعة.

• مراجعة التغييرات المتتبعة

راجع المحتوى الظاهر أيضًا

للفاحص حدود: تقول Microsoft إنه لا يكتشف النص الأبيض على خلفية بيضاء، أو العناصر التي تخفيها عناصر أخرى. ولذلك لا تعني نتيجة فحص خالية من الملاحظات اكتمال التحقق من السرية. دليل Microsoft لفاحص المستندات.

اقرأ النسخة الصادرة من البداية إلى النهاية. راجع أسماء العملاء والأرقام والروابط والأمثلة والصفحة الأخيرة. واطلب من زميل مراجعتها من منظور المستلم: ما الذي يسبب التباسًا، أو لا يلزم، أو يخص جمهورًا آخر؟

• دليل Microsoft لفاحص المستندات

أرفق الملف الذي راجعته

قبل الإرسال، أعد فتح الملف نفسه الذي تنوي إرفاقه. قارن اسمه بقائمة التسليم، وتأكد من أنه النسخة التي راجعتها. واحتفظ بالأصل في المكان الذي يخزن فيه فريقك عادة مواد العمل.

اتبع عادة بسيطة: افصل سجل العمل عن الملف الصادر، وافحص بعناية، ثم اختم بقراءة بشرية كاملة.

مصادر المعلومات

هذه المصادر الرسمية للمقال الأصلي. كثير من صفحاتها باللغة الإنجليزية.

• دليل Microsoft لفاحص المستندات
• Microsoft — فحص المستند بحسب المنصة
• Microsoft — قبول التغييرات المتتبعة أو رفضها