Google Sheets Dropdowns: प्रोजेक्ट का स्टेटस सबके लिए एक जैसा रखें
Google Sheets में स्टेटस की छोटी लिस्ट बनाएँ। हर नाम का मतलब तय करें, रुकावट अलग लिखें और मंजूरी का रिकॉर्ड रखें। उदाहरण और चेकलिस्ट के साथ।
इस लेख में
इस गाइड की जानकारी और सीमाएँ
Google की गाइड 2 नवंबर 2026 को चेक की। हमने यह तरीका खुद Sheets में टेस्ट नहीं किया है।
एक ही प्रोजेक्ट में कोई Finished लिखता है, कोई Done और कोई Sent। तब समझना मुश्किल हो जाता है कि काम पूरा है, भेजा गया है या उसकी मंजूरी भी मिल गई है।
छोटी dropdown लिस्ट से टीम एक जैसे नाम इस्तेमाल कर सकती है। यह फ्रीलांसर और छोटी टीम के लिए सुझाया गया तरीका है, अपने किए हुए प्रोडक्ट टेस्ट का नतीजा नहीं।
पहले हर स्टेटस का मतलब तय करें
हिस्सा 1 में से 4रंग चुनने से पहले टीम से बात करें। नीचे एक काल्पनिक वेबसाइट प्रोजेक्ट की शुरुआती लिस्ट है। तय करें कि लिस्ट कौन संभालेगा और नया नाम जोड़ने से पहले किससे बात होगी।
काम वाली सेल में dropdown जोड़ें
हिस्सा 2 में से 4कंप्यूटर पर स्टेटस कॉलम की सेल चुनें, उसकी हेडिंग नहीं। Insert → Dropdown खोलें, तय नाम भरें और Done दबाएँ। नाम किसी तय सेल-रेंज में रखना चाहते हैं तो Dropdown from a range चुन सकते हैं।
लिस्ट से बाहर की एंट्री का नियम चुनें
हिस्सा 3 में से 4Google की desktop गाइड के मुताबिक लिस्ट से अलग नाम डालने पर एंट्री रुकती है। Advanced options → If the data is invalid में Show a warning चुनेंगे तो चेतावनी के साथ अलग नाम भी भर सकेंगे।
मंजूरी का रिकॉर्ड अलग रखें
हिस्सा 4 में से 4Reviewer का नाम, जाँच की तारीख और मंजूरी वाले मैसेज या डॉक्यूमेंट का लिंक रखें। Approved चुनना पहले से मिली मंजूरी को दर्ज करे; उस विकल्प को चुनना मंजूरी लेने का दूसरा तरीका नहीं है।
पहले हर स्टेटस का मतलब तय करें
रंग चुनने से पहले टीम से बात करें। नीचे एक काल्पनिक वेबसाइट प्रोजेक्ट की शुरुआती लिस्ट है। तय करें कि लिस्ट कौन संभालेगा और नया नाम जोड़ने से पहले किससे बात होगी।
- Not started: काम शुरू नहीं हुआ है।
- In progress: कोई इस पर काम कर रहा है।
- Ready for review: ड्राफ्ट जाँचने के लिए तैयार है।
- Changes requested: जाँचने वाले ने कुछ काम बाकी बताया है।
- Approved: तय reviewer ने इस वर्जन की मंजूरी दी है।
Blocked यानी रुकावट को अलग कॉलम में रखें, अगर वह काम के चरण के बजाय समस्या बताता है। कोई काम In progress भी हो सकता है और साथ में क्लाइंट के जवाब की वजह से रुका हुआ भी।
काम वाली सेल में dropdown जोड़ें
कंप्यूटर पर स्टेटस कॉलम की सेल चुनें, उसकी हेडिंग नहीं। Insert → Dropdown खोलें, तय नाम भरें और Done दबाएँ। नाम किसी तय सेल-रेंज में रखना चाहते हैं तो Dropdown from a range चुन सकते हैं।
इस ट्रैकर में Allow multiple selections बंद रखें। एक ही सेल में In progress और Approved चुनने से बात उलझेगी। यह हमारी काम संभालने की सलाह है; ऐसा नहीं कि Sheets कई विकल्प चुनने नहीं देता।
लिस्ट से बाहर की एंट्री का नियम चुनें
Google की desktop गाइड के मुताबिक लिस्ट से अलग नाम डालने पर एंट्री रुकती है। Advanced options → If the data is invalid में Show a warning चुनेंगे तो चेतावनी के साथ अलग नाम भी भर सकेंगे।
इस साझा कॉलम में गलत एंट्री रोकने वाला नियम रखें और बात समझाने के लिए अलग notes कॉलम बनाएँ। नया स्टेटस चाहिए तो पहले उसका मतलब तय करें। वरना dropdown में भी अलग-अलग मतलब वाले नाम जमा हो जाएँगे।
मंजूरी का रिकॉर्ड अलग रखें
Reviewer का नाम, जाँच की तारीख और मंजूरी वाले मैसेज या डॉक्यूमेंट का लिंक रखें। Approved चुनना पहले से मिली मंजूरी को दर्ज करे; उस विकल्प को चुनना मंजूरी लेने का दूसरा तरीका नहीं है।
People smart chip से reviewer का नाम जोड़ सकते हैं। लेकिन किसी का नाम mention करने से उसे शीट खोलने की अनुमति नहीं मिलती। फाइल की शेयरिंग अलग चेक करें।
नीचे की पंक्तियाँ काल्पनिक उदाहरण हैं। ये Sheets से निकला असली आउटपुट या किसी क्लाइंट का रिकॉर्ड नहीं हैं। अपने नाम और असली रिकॉर्ड लगाएँ; मंजूरी का लिंक खुद से न गढ़ें।
| काम | स्टेटस | रुकावट | Reviewer | मंजूरी का रिकॉर्ड |
|---|---|---|---|---|
| होमपेज ड्राफ्ट | In progress | मंजूर लोगो का इंतजार | तय नहीं | नहीं |
| कॉन्टैक्ट पेज चेक करना | Changes requested | नहीं | Maya | सुधार वाले कमेंट, मंजूरी नहीं |
| सर्विस की कॉपी फाइनल करना | Approved | नहीं | Maya | इस वर्जन की मंजूरी का लिंक और तारीख |
टीम को देने से पहले जाँचें
तीन टेस्ट पंक्तियाँ बनाएँ: सामान्य काम, सुधार वाला काम और मंजूर हुआ काम। लिस्ट से अलग नाम डालकर देखें कि क्या होता है। किसी साथी से बिना समझाए हर स्टेटस का मतलब पूछें।
दो नामों का फर्क समझाने में बहुत समय लगे तो लिस्ट सरल करें। बाद में कुछ खास काम अलग देखकर जाँचना हो तो filter views इस्तेमाल कर सकते हैं। फ़िल्टर, स्टेटस की परिभाषा और फाइल की अनुमति अलग बातें हैं।
- हर काम वाली सेल में एक तय स्टेटस आए; हेडिंग नियम के बाहर हो।
- गलत नाम डालने पर एंट्री रुके, सिर्फ अनदेखी रह जाने वाली चेतावनी न मिले।
- रुकावट और अतिरिक्त बात लिखने के लिए अलग जगह हो।
- Approved पंक्ति में reviewer और उसी वर्जन की मंजूरी का रिकॉर्ड हो।
- जिन लोगों को शीट देखनी या बदलनी है, उनके पास सही अनुमति हो।
आम सवाल और जवाब
Approved चुनने से क्लाइंट की मंजूरी मिल जाती है?
नहीं। पहले तय reviewer से उस वर्जन की मंजूरी लें। फिर तारीख और संबंधित मैसेज या डॉक्यूमेंट के लिंक के साथ उसे दर्ज करें।
क्या लिस्ट से अलग स्टेटस भर सकते हैं?
Google की गाइड के मुताबिक अलग एंट्री रुकती है, जब तक आप Show a warning न चुनें। इस तरीके में एंट्री रोकने और अलग notes कॉलम रखने की सलाह है।
Blocked को भी काम का एक चरण बना दें?
अगर कोई काम जारी रहते हुए भी रुका हो सकता है तो रुकावट अलग कॉलम में लिखें। यह टीम का तरीका है, Google की अनिवार्य शर्त नहीं।
जानकारी के स्रोत
ये मूल लेख के official sources हैं। इनमें से कई पेज English में हैं।