Desplegables de Google Sheets: un significado común para los estados del proyecto
Crea estados coherentes en Google Sheets: define cada opción, separa los bloqueos y conserva pruebas de aprobación. Incluye filas de ejemplo y comprobaciones.
En este artículo
Sobre esta guía y sus límites
Documentación de Google revisada el 2 de noviembre de 2026. No realizamos una prueba práctica en Sheets.
Un registro pierde claridad cuando alguien escribe Finished, otra persona Done y otra Sent. Pueden referirse al mismo hito o a tres momentos distintos.
Una lista breve ayuda a mantener etiquetas coherentes. Este flujo propuesto sirve para profesionales independientes y equipos pequeños; se basa en documentación, no en una prueba práctica.
Define las decisiones que debe reflejar el registro
Sección 1 de 4Antes de escoger colores, acuerda qué significa cada estado. Para un proyecto web ficticio puedes empezar con estas opciones. Decide quién mantiene las definiciones y cómo se solicitan nuevas etiquetas.
Añade el desplegable a las filas de trabajo
Sección 2 de 4En un ordenador, selecciona las celdas de la columna de estado sin incluir el encabezado. Abre Insert → Dropdown, escribe las opciones acordadas y pulsa Done. Google también ofrece Dropdown from a range para mantenerlas en un rango de celdas.
Decide qué hacer con las excepciones
Sección 3 de 4La guía de escritorio de Google indica que se rechazan los valores que no coinciden con la lista, salvo que cambies la regla para permitirlos con un aviso. En Advanced options → If the data is invalid, Show a warning admite otros valores.
Conserva una prueba de la aprobación
Sección 4 de 4Añade columnas para la persona revisora, la fecha de revisión y el enlace al mensaje o documento de aprobación. Elegir Approved debe registrar una decisión ya tomada, no sustituir la solicitud de aprobación.
Define las decisiones que debe reflejar el registro
Antes de escoger colores, acuerda qué significa cada estado. Para un proyecto web ficticio puedes empezar con estas opciones. Decide quién mantiene las definiciones y cómo se solicitan nuevas etiquetas.
- Not started: el trabajo no ha comenzado.
- In progress: alguien está trabajando en la tarea.
- Ready for review: el borrador está listo para revisión.
- Changes requested: la persona revisora ha señalado trabajo pendiente.
- Approved: la persona designada ha aprobado esta versión.
Mantén Blocked en otra columna cuando describa un problema y no una fase. Una tarea puede estar en curso y bloqueada al mismo tiempo.
Añade el desplegable a las filas de trabajo
En un ordenador, selecciona las celdas de la columna de estado sin incluir el encabezado. Abre Insert → Dropdown, escribe las opciones acordadas y pulsa Done. Google también ofrece Dropdown from a range para mantenerlas en un rango de celdas.
En este registro deja desactivado Allow multiple selections. Marcar una celda como In progress y Approved dificultaría su interpretación. Es una recomendación para este flujo, no una afirmación de que Sheets carece de selección múltiple.
Decide qué hacer con las excepciones
La guía de escritorio de Google indica que se rechazan los valores que no coinciden con la lista, salvo que cambies la regla para permitirlos con un aviso. En Advanced options → If the data is invalid, Show a warning admite otros valores.
Para esta columna compartida conserva el rechazo y añade un campo de notas. Aclara el significado de un estado nuevo antes de incorporarlo. Así evitas convertir el desplegable en otra colección de etiquetas incoherentes.
Conserva una prueba de la aprobación
Añade columnas para la persona revisora, la fecha de revisión y el enlace al mensaje o documento de aprobación. Elegir Approved debe registrar una decisión ya tomada, no sustituir la solicitud de aprobación.
Un chip de persona identifica al responsable, pero mencionarlo no le concede acceso a la hoja. Comprueba los permisos por separado.
Las filas siguientes son ejemplos ficticios, no resultados generados por Sheets ni registros de un cliente real. Sustituye los nombres y las referencias por los tuyos; no inventes enlaces de aprobación.
| Tarea | Estado | Bloqueo | Revisor | Prueba de aprobación |
|---|---|---|---|---|
| Borrador de inicio | In progress | Falta el logotipo aprobado | Sin asignar | Ninguna |
| Revisar contacto | Changes requested | Ninguno | Maya | Comentarios de revisión, no aprobación |
| Cerrar texto de servicios | Approved | Ninguno | Maya | Enlace a la aprobación de esta versión y fecha |
Comprueba el registro antes de entregarlo
Prueba tres filas: una tarea corriente, una que necesita cambios y otra aprobada. Introduce una etiqueta inesperada y observa la respuesta. Pide a un compañero que explique los estados sin recibir pistas.
Si distinguir dos etiquetas exige una explicación larga, simplifica la lista. Para revisar un subconjunto de tareas después puedes usar vistas de filtro. Los filtros, las definiciones de estado y los permisos resuelven problemas diferentes.
- Cada fila admite un estado acordado y el encabezado queda fuera de la regla.
- Los valores inesperados se rechazan en lugar de producir un aviso que pase inadvertido.
- Los bloqueos y las notas tienen su propio campo.
- Las filas Approved tienen una persona revisora y pruebas para la versión correspondiente.
- Quienes deben consultar o actualizar el registro cuentan con los permisos previstos.
Preguntas frecuentes
¿Seleccionar Approved obtiene la aprobación del cliente?
No. Registra la aprobación después de que la persona designada la conceda. Guarda la fecha y el enlace al mensaje o versión correspondiente.
¿Se puede escribir un estado que no figure en la lista?
Según Google, los valores no coincidentes se rechazan salvo que elijas Show a warning. Este flujo recomienda rechazo y una columna de notas.
¿Blocked debería ser otra fase?
Usa un campo separado si una tarea puede estar bloqueada mientras sigue en curso o pendiente de revisión. Es una decisión del equipo, no una exigencia de Google.
Fuentes
Estas son las fuentes oficiales del artículo original. Muchas de sus páginas están en inglés.