Google Docs Offline: इंटरनेट बंद होने से पहले क्लाइंट ब्रीफ तैयार करें

इंटरनेट चलते समय ऑफलाइन एक्सेस चालू करें

Google के मुताबिक Docs, Sheets और Slides में बिना इंटरनेट नई फाइल बना सकते हैं, देख सकते हैं और बदलाव कर सकते हैं। कंप्यूटर पर Chrome या Microsoft Edge, चालू Google Docs Offline एक्सटेंशन और फाइलें रखने की जगह चाहिए। प्राइवेट या इन्कॉग्निटो ब्राउज़िंग में यह तरीका काम नहीं करता।

Google Drive की Settings में Offline चालू करें। Docs की Settings में भी इसका कंट्रोल मिलता है। खासकर क्लाइंट की जानकारी वाली फाइलें उसी डिवाइस पर रखें जहाँ उन्हें सेव करने की अनुमति हो।

मकसद अपना सारा काम डाउनलोड करना नहीं है। बस अगली बार लिखने के लिए जरूरी फाइलें तैयार रखनी हैं।

• Google की ऑफलाइन सेटअप गाइड

सिर्फ काम की फाइलें चुनें

Drive में जरूरी Google डॉक्यूमेंट पर राइट-क्लिक करके Make available offline चुनें। फिर Ready for offline से Offline preview खोलकर देखें। यह मान लेने से बेहतर है कि हाल में खोली गई हर फाइल बिना इंटरनेट मिल जाएगी।

क्लाइंट ब्रीफ के साथ एक छोटा तैयारी वाला पेज रख सकते हैं। उसमें ये बातें हों:

• इस प्रोजेक्ट से कौन-सा फैसला लेना है।
• मंजूर किए गए शब्द और जरूरी तथ्य।
• कौन-से सवालों के जवाब अभी नहीं मिले हैं।
• अगले ड्राफ्ट की छोटी रूपरेखा।

ये हमारे सुझाए हुए नोट्स हैं, Google की अतिरिक्त शर्तें नहीं। संवेदनशील जानकारी की बेवजह कॉपी न बनाएँ। सिर्फ वही रखें जिसकी काम और क्लाइंट के नियमों के हिसाब से अनुमति हो।

• Drive में फाइलें ऑफलाइन रखने की गाइड

पहले एक छोटी टेस्ट फाइल आजमाएँ

इस सेटअप पर भरोसा करने से पहले ऐसी अलग टेस्ट फाइल इस्तेमाल करें जिसमें कोई गोपनीय जानकारी न हो और जिसकी आगे जरूरत न पड़े।

उसे ऑफलाइन के लिए चुनें, तैयारी पूरी होने दें और थोड़ी देर कंप्यूटर का इंटरनेट बंद करें। फाइल खोलकर एक साधारण लाइन जोड़ें। फिर इंटरनेट चालू करके देखें कि बदलाव पहुँचा या नहीं।

यह हमारी सुझाई हुई सावधानी है; दावा नहीं कि हर डिवाइस या अकाउंट एक जैसा चलेगा। इससे दिक्कत समय रहते पता चल सकती है। टेस्ट के लिए ब्राउज़र का डेटा न मिटाएँ और जरूरी क्लाइंट ड्राफ्ट की इकलौती कॉपी इस्तेमाल न करें।

फाइल के नाम के पास Google का document-status आइकन बताता है कि वह ऑफलाइन तैयार है या नहीं। ऑफिस के अकाउंट में एडमिन ऑफलाइन एक्सेस बंद कर सकता है। एक ब्राउज़र प्रोफाइल में सिर्फ एक अकाउंट का ऑफलाइन एक्सेस चालू हो सकता है; कई अकाउंट हों तो अलग प्रोफाइल रख सकते हैं।

• अकाउंट और फाइल की तैयारी चेक करना

इंटरनेट लौटे तो बदलाव दोबारा देखें

Google कहता है कि ऑफलाइन किए बदलाव इंटरनेट लौटने पर लागू होते हैं। उसकी गाइड चेतावनी देती है कि नए बदलाव पुरानों की जगह लेते हैं और पुराने बदलाव version history में देख सकते हैं। सिर्फ Wi-Fi लौट आने को इस बात का सबूत न मानें कि आखिरी टेक्स्ट सही है।

मिलकर काम कर रहे हों तो दूसरों को पहले बता दें कि किस सेक्शन में बदलाव करेंगे। इंटरनेट लौटने पर वही हिस्सा पढ़ें और एक-दूसरे के बदलाव टकरा रहे हों तो क्लाइंट को लिंक भेजने से पहले ठीक करें। हमारे named versions वाले गाइड में काम के पड़ाव सेव करने और पुराना टेक्स्ट देखने का तरीका है।

तैयार की गई फाइलों के अलावा बाकी चीजों की जरूरत अलग से देखें। ब्रीफ में किसी वेबसाइट का लिंक होने से यह मानकर न चलें कि वह भी बिना इंटरनेट खुलेगी।

• Drive में इंटरनेट लौटने पर बदलाव सेव होना
• Google Docs में क्लाइंट के बदलावों का रिकॉर्ड

तैयारी, टेस्ट और रिव्यू

यह छोटा काम का तरीका हमारी सलाह है, Google का अलग नियम नहीं:

• इंटरनेट चलते समय: ऑफलाइन एक्सेस चालू करें और ब्रीफ, ड्राफ्ट व सवालों की लिस्ट चुनें। फाइलें कम और काम की रखें। डिवाइस पर सेव करने की अनुमति न हो या ऑफलाइन एक्सेस बंद हो तो यहीं रुकें।
• टेस्ट फाइल पर जाँच: तैयारी देखें, थोड़ी देर इंटरनेट बंद करें और बिना गोपनीय जानकारी वाली फाइल में बदलाव करें। इंटरनेट लौटने पर नतीजा देखें। टेस्ट ठीक न चले तो क्लाइंट के काम के लिए इस सेटअप पर भरोसा न करें।
• दोबारा ऑनलाइन होने पर: बदला हुआ सेक्शन, फाइल का स्टेटस और साथ काम करने वालों के बदलाव चेक करें। अगली डिलीवरी से पहले टेक्स्ट का रिव्यू करें।

अच्छी ऑफलाइन तैयारी छोटी हो सकती है: कुछ जरूरी फाइलें, एक सफल टेस्ट और इंटरनेट लौटने पर रिव्यू।

आम सवाल और जवाब

जानकारी के स्रोत

ये मूल लेख के official sources हैं। इनमें से कई पेज English में हैं।

• Google Docs: ऑफलाइन सेटअप और अकाउंट की सीमाएँ
• Google Drive: ऑफलाइन फाइलें और बदलाव सेव होना